Tips voor telefonisch vergaderen

Een telefonisch vergadering met meerdere mensen kent zijn eigen ongeschreven regels. Onderstaand vindt u enkele tips om uw conference call voorspoedig te laten verlopen.

Een rustige omgeving

Zoek een plek op waar geen achtergrondgeluid is en u gedurende de gehele conference call ongestoord kunt telefoneren. Mocht u toch in een omgeving zitten met veel achtergrond, gebruik dan de mute optie op uw telefoon om storende achtergrondgeluiden voor de andere deelnemers te voorkomen. Pas als u wilt spreken, haalt u uw toestel van mute af.

Gebruik de juiste apparatuur

• Gebruik indien mogelijk een vast toestel met een vaste hoorn of een goede headset. Overtuig u ervan dat u met het toestel 0900-1970 kunt bellen voordat u deelneemt aan de conference call.
• Mobiele of draadloze telefoons zijn gevoeliger voor ruis en andere storende geluiden.
• Luidsprekertelefoons vangen vaak te veel achtergrondgeluid op en veroorzaken soms ongewenste stiltes. Maak gebruik van de mute optie wanneer er in uw ruimte niemand aan het woord is. Dit voorkomt dat achtergrondgeluiden de conference call verstoren.

Wees op tijd

Dit geldt zeker voor de organisator van de conference call. Zorg dat u als organisator een paar minuten te vroeg bent om alle deelnemers te verwelkomen. Uw aanwezigheid voor het aanvangstijdstip zal er ook voor zorgen dat er geen voortijdige discussies ontstaan. 

Voorstelronde

Initieer als voorzitter voorafgaande aan de conference call een voorstelronde. Zo weet iedereen wie er aan de vergadering deelneemt en heeft men elkaars stem al een keer gehoord. 

Goede voorzitter belangrijk

Verwacht van de andere deelnemers die aan de conference call meedoen niet allemaal dezelfde actieve instelling. Waar de één zich laat gelden met actieve bijdrages en goede voorstellen, blinkt de ander juist uit in afwezigheid. Het is aan de voorzitter om alle deelnemers aan bod te laten komen.

Stel uzelf voor wanneer u gaat spreken

Anderen (her)kennen wellicht niet uw stem.

Probeer op schema te blijven

Houdt u aan de tijden die u in de agenda heeft vastgelegd en waardeer de tijd van een ander.

Zet uw toestel niet in de wachtstand!

Wanneer u uw toestel in de wachtstand zet of, wanneer u een tweede gesprek aanneemt, dan krijgen de andere deelnemers een wachtmuziekje te horen.

Beëindig de vergadering op een duidelijke manier

Zorg er als voorzitter voor dat alle deelnemers weten wanneer de vergadering formeel ten einde is. Blijf als voorzitter aan de lijn totdat iedereen heeft opgehangen.

Kijk voor andere veelgestelde vragen en tips op veel gestelde vragen